エクセルがともだち

会社で一番のともだちがエクセル・・・のアラフィフパート事務員のつれづれ帳。備忘録もかねてエクセルのことやVBAのことを書いていくつもりです。

【Excel/初心者】エクセル塾:条件付き書式⑦データバー

エクセルとの付き合いは〇十年のパート事務員が僭越ながら開催しています、エクセル塾です。

前回は条件付き書式⑥トップテン、でした。
mwkexcel.hatenablog.com

今回は、条件付き書式の「データバー」について、やってみたいと思います。
ちょっと、これまでの「この条件に当てはまったらセルの書式を変えます」という条件付き書式と毛色が違います。
条件付き書式の「データバー」はセルの値を簡単に「このセルの値はこのくらいだよ!」とグラフのようにデータバーという棒で多さをあらわしてくれる感じです。
「条件付き書式」という名前がそぐわない感じ・・・ですよね。

これまであんまり使ってこなかったのですが、ぱっとみて視覚的に「どれくらいか」がわかりやすくできるので、グラフをわざわざ作成するより簡単、便利です。使いこなせるようになるといいかも!です。

以下の例でやってみたいと思います。
アンケート結果にデータバーを付けてみましょう。

1.データバーの基本のやり方

①データバーを表示したいセル範囲を選択した状態で、リボン「ホーム」の「条件付き書式」→「データバー」をクリック。
塗りつぶし(グラデーション)または塗りつぶし(単色)から好きな塗りつぶしを選んでクリックします。
今回は塗りつぶし(単色)の赤を選択しました。

②それだけで!できあがり!

2.データバーの調整

③ちょっと赤い棒の主張が激しいような気がするので、変更してみましょう。
条件付き書式が設定されているセルを選択した状態で、リボン「ホーム」の「条件付き書式」→「ルールの管理」をクリック。
データバーのルールを選択して「ルールの編集」をクリックします。

ルールの中身はこんな感じになっています。ルールの種類は「セルの値に基づいてすべてのセルを書式設定」になっています。そして「書式スタイル」が「データバー」になってますね!

④最小値と最大値を変更します。
最小値・最大値は「自動」となっているので「数値」に変更します。
最小値は「0」、最大値は回答数の合計が100なので「100」にしました。

⑤こんな感じになりました!
データバーはそのままだといまいちな感じになることが多いですので、ちょっと調整することで思ったような仕上がりにすることができます。

3.マイナスの数値の場合

データバーはマイナスの数値も合わらすことができます。
例えば以下の表で、年度比をデータバーを適用してみます。

①データバーを表示したいセル範囲を選択した状態で、リボン「ホーム」の「条件付き書式」→「データバー」をクリック。今回は塗りつぶし(グラデーション)の青を選択しました。

②こんな感じになりました。

③また、最小値と最大値を変更してみましょう。
条件付き書式が設定されているセルを選択した状態で、リボン「ホーム」の「条件付き書式」→「ルールの管理」。
データバーのルールを選択して「ルールの編集」をクリック。
最小値・最大値を「数値」にして、最小値を-20、最大値を150にしてみました。

なお「負の値と軸」ボタンから、西部の境目の軸の位置や、負の場合の棒の色などを指定することができます。

④こんな感じになりました。はたしてこれがベストな状態かどうかはわかりませんが。。。

今回はこれでおしまいです。お読みいただきありがとうございました。
次回は条件付き書式の「アイコンセット」を予定しています。

エクセル塾シリーズ
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【Excel/初心者】エクセル塾:条件付き書式⑥上位〇位に書式を適用するトップテン

エクセルとの付き合いは〇十年のパート事務員が僭越ながら開催しています、エクセル塾です。

前回は条件付き書式⑤条件付き書式のコピー、でした。
mwkexcel.hatenablog.com

今回は、上位〇位まで(または下位〇位まで)書式を適用する、という方法をやります。結構使えそうですよね。簡単にできます!


条件付き書式では「上位/下位ルール」というのがあり、上位〇位、下位〇位を指定して書式設定ができます。

この表でやってみます。

1.トップテン

点数が上位3位までの人に書式を適用したいと思います。

①セル範囲を選択した状態で、リボン「ホーム」→「条件付き書式」→「上位/下位ルール」から「上位10項目」をクリック

②初期値には「10」が入っているので、上位3位に書式を設定したいので「10」を「3」に変更します。
書式の横のボタンを押して、書式を設定します。

③点数の高い方、3位までに書式が適用されました!

2.上位、下位に色を付ける:ルールの管理から設定

先ほどの表で、下位3位にも色を付けたいと思います。
今回は「上位/下位ルール」を利用せず、「ルールの管理」から手作業で設定する方法でやってみます。
1の手順で上位3位に条件付き書式を適用済の状態から行います。

①書式を設定したいセル範囲を選択した状態で、リボン「ホーム」の「条件付き書式」→「ルールの管理」をクリック

②「新規ルール」をクリック

③「上位または下位に入る値だけを書式設定」を選択。
ルールの内容を編集し、「下位3位」と設定、書式ボタンから書式を設定します。
「OK」ボタンをクリック。

④ルールが設定できたことを確認して「OK」ボタンをクリック。
これで上位3位までに赤、下位3位までは青、が適用されるようになりました!


「上位または下位に入る値だけを書式設定」では上位〇位まで、下位〇位まで、または上位(下位)〇%以内というルールも設定できます。
「平均より上または下」というルール設定もあります。これも使えそうですね!
設定しておけば、勝手に計算してやってくれるから便利ですね!

今回は以上になります。お読みいただきありがとうございました。
次回以降は条件付き書式のデータバー、アイコンなどに触れてみたいと思います。

エクセル塾シリーズ
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【Excel/初心者】エクセル塾:条件付き書式⑤条件付き書式の適用範囲を広げる(条件付き書式のコピー)

エクセルとの付き合いはウン十年のパート事務員が僭越ながら開催しています、エクセル塾です。

前回は特定の文字列を含むセルに書式を適用する(数式の利用) でした。
mwkexcel.hatenablog.com

今回は、条件付き書式の範囲を広げるにはどうしたらよい?です。
例として、以下の表でB列の全体に条件付き書式を設定したかったのに、うっかり一番上のセルだけに条件付き書式を設定してしまった。最後の行まで適用範囲を広げたい!という場合の対応方法を2つやってみます。

方法1:条件付き書式をコピーする

普通に「書式のコピー」で条件付き書式はコピーできます。
①セルB2をコピー
 →セルB2~B9まで範囲選択(※)
 →形式を選択して貼り付けで「書式」を選択
 →「OK」をクリック

これでB2~B9に条件付き書式が設定されました!


※赤字で強調しましたが、セルB2をコピーして、セルB2を含まずに、セルB3~B9を範囲指定して書式の貼り付けを行うと、結果は同じように見えますが、内部では2つのルールができてしまってなんか変な感じになってしまいます。機能に支障はないのですがあとで見たときに「あれ?なんで二つあるんだっけ?」となってしまったり、ルールを変更するときの処理が煩雑になってしまうので、避けたいところです。

方法2:適用先を修正する ← おススメ!

ルールの管理から適用範囲を修正して広げます。

①条件付き書式が設定アされているセルB2を選択した状態で、
リボン「ホーム」→「条件付き書式」→「ルールの管理」をクリック

②ルールの「適用先」のセル範囲を修正します。
手入力で修正しても、ボタンを押して範囲をマウスドラッグで指定してもOKです。

方法2の方が簡単でお勧めです!

今回は以上です。お読みいただきありがとうございました。

【Excel/初心者】エクセル塾:条件付き書式④特定の文字列を含むセルに書式を適用する(数式の利用)

エクセルとの付き合いはウン十年のパート事務員が僭越ながら開催しています、エクセル塾です。

前回は特定の文字列を含むセルに書式を適用する、でした。

mwkexcel.hatenablog.com

前回は「見積」という文字を含むセルに書式を適用して黄色くしました。

今回は「受付」を含む場合にセルの書式設定を適用したいと思います。

ところで...入力の際に「受付」と入力したり、「受け付け」と入力したり、「受けつけ」と入力したりする可能性があります。さて、そんな場合はどうしましょう。。。

 

〇条件付き書式で複数の候補に対応する

入力するときは「受付」って入力してね!と統一してもらう。漏れたものはフィルタなどで自力で探して、手動で書式を設定する。

というのもありかもしれませんが、あまりスマートではありません。

頑張って条件付き書式で「受付」でも「受け付け」でも「受けつけ」でも対応できるようにしたい場合はどうしたらよいでしょう。

方法1:考えられる文字列に対して1つずつルールを設定する。

方法2:正規表現アスタリスク(*)を利用する

何とかして一つのルールで済ませたい!という場合、正規表現アスタリスク(*)を利用するという方法もあります。

アスタリスク(*)は文字であれば何でもよい、何文字でもよい文字列、になります。

「受*付」とすると「受付」「受け付け」「受けけけ付」等があてはまります。

以下の図のように、ボックスに「受*付」と入力します。

すると、「受付」「受け付け」のセルはOKでした。しかし「受けつけ」は漏れてしまいました。そして「領書に箋」も書式が適用されてしまいました。考慮不足でしたね。

 

方法3:数式を使う

やり方

①書式を設定したいセル範囲を選択した状態で、リボン「ホーム」の「条件付き書式」→「新しいルール」

②「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択

③「次の数式を満たす場合に値を書式設定」の下に数式を入力します

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※「次の数式を満たす場合・・・」とあるように、設定した数式がTRUE(真)の場合に指定した書式が適用されることになります。

例えば、下図のように数式「$A2=1」で書式適用、としている場合、セルA2の内容が「1」であれば数式の結果がTRUEになり、OK!書式適用GO!ということになります。

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さて、入力していく数式ですがFIND関数を使ってみたいと思います。

FIND関数は検索文字列が対象の中にあるかを検査します。

何文字目にその文字があるよ、というのを答えとして返します。

検索文字列が見つからない場合はエラーとなります。

 

条件付き書式の「数式を使用して、書式設定するセルを決定」の数式に以下の式を入力します。

 

=SUM(IFERROR(FIND("受付",$C2),0),IFERROR(FIND("受け付け",$C2),0),IFERROR(FIND("受けつけ",$C2),0))>0

 

ちょっと長くてめまいがしまいますね。

FIND(”受付”,$C2)は指定セル内に「受付」があれば開始文字列が返ります。なければエラーになるのでIFERRORでくるんで、エラーではなく「0」を返すようにします。

同様に、「受け付け」「受けつけ」のFIND関数も入力します。

3つのIFERRORでくるんだFIND関数をSUM関数の中に SUM( 数式1 , 数式2 , 数式3 ) のように入れます。いずれかのFIND関数が1以上であれば SUM( ) の答えが1以上になり、SUM()>0TRUE(真)になります。

逆にFIND関数がすべて0であれば SUM( ) の答えが0になり、SUM()>0 False(偽)になります。

ちなみに、SUMではなくOR関数でFIND関数を繋げることでも実現できます。

 

条件付き書式の注意点

注意点として、数式を入力または修正しようとして矢印キーを押すとおかしなことになります。おもいもよらずセルが選択されてしまうようです。めんどうでもマウスで修正したい個所にカーソルを合わせるようにしましょう。

 

数式がボックスより長くなり全部見えないとき

また、関数が長くて全部見えない!というときはダイアログボックスの右下の部分をドラッグすることでボックスが伸びます。

 

いやー。複雑。地道に1個ずつルールを設定するほうがいいような気がしますね。。。

今回はこれでおしまいです。お読みいただきありがとうございました。

次回は条件付き書式の適用範囲を広げる(条件付き書式のコピー)です。

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エクセル塾シリーズ

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【Excel/初心者】エクセル塾:条件付き書式③特定の文字列を含むセルに書式を適用する

エクセルとの付き合いはウン十年のパート事務員が僭越ながら開催しています、エクセル塾です。

前回は条件付き書式の複数の条件の指定、でした。

mwkexcel.hatenablog.com

前回までは数値がどうか、で条件付き書式を設定していましたが、今回は「文字列」を含む場合に書式を適用する、というのをやっていこうと思います。

例えば「見積」という言葉があったらそのセルをピンク、「発注」という言葉があったらそのセルを青、とか。

 

1.特定の文字列を含む場合に書式を設定する

以下の表で、「見積」という言葉が含まれていたら黄色にセルを塗りつぶししたいと思います。

①書式を適用したいセル範囲を選択した状態で、リボン「ホーム」の「条件付き書式」→「セルの強調表示ルール」→「文字列」をクリックします。

②ボックスに「見積」と入力します。書式は「ユーザー設定の書式」から黄色の塗りつぶしを指定します。

「OK」ボタンをクリックします。

③これで完成です!「見積」を含むセルが黄色になりました。

 

2.新しいルールから設定する方法

新しいルールから手動で設定する方法についてもやってみます。

①書式を設定したいセル範囲を選択した状態で、リボン「ホーム」の「条件付き書式」→「新しいルール」をクリック

②「指定の値を含むセルだけを書式設定」を指定

③セルの値の部分を「特定の文字列」に変更

 

④「次の値を含む」を指定

⑤ボックスに「見積」と入力

⑥「書式」ボタンから黄色の塗りつぶしを設定。OKボタンをクリック。

なお、特定の文字列を指定する場合は「次の値を含む」だけではなく、「次の値を含まない」「次の値で始まる」等も指定できます。

 

今回はこれでおしまいです。お読みいただきありがとうございました。

次回は「特定の文字列を含む」の条件付き書式での複数の条件の指定、数式を利用する場合、等を予定しています。

 

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【Excel/初心者】エクセル塾:条件付き書式②複数の条件

エクセルとの付き合いはウン十年のパート事務員が僭越ながら開催しています、エクセル塾です。

前回は条件付き書式の基本、でした。

mwkexcel.hatenablog.com

今回はた条件付き書式で必要となるかもしれない諸々の小ワザ、をやってみたいと思います。

 

1.ルールの順番の変更

条件付き書式で複数のルールを設定してみたいと思います。

以下の表で、次の条件を指定してみます。

100以上だったら黄色

80以上だったら薄いオレンジ

50以上だったらクリーム色

30未満だったら薄い青

実績のセル範囲を選択して、条件付き書式→新しいルール(またはルールの管理の新規ルール)→「数式を使用して、書式設定するセルを決定」で、100以上だったら黄色、80以上だったら薄いオレンジ、50以上だったらクリーム色、30未満だったら薄い青、を指定していきます。

すると!あれ?50も80も100もすべて「50以上」で設定したクリーム色が設定されてしまっています。

なぜか、というと、条件は上から適用されるからです。

まず、30未満かな?と調査され、30未満だったら薄い青の塗りつぶしが適用されます。

次に50以上かな?と調査され、50以上だったらクリーム色の塗りつぶしが適用されます。

次に80以上かな?と調査され、80以上だったら薄いオレンジの塗りつぶしを適用・・・したいところですが、80以上であれば当然50以上の条件もクリア済なので、すでに「クリーム色の塗りつぶしが適用済なので「80以上は薄いオレンジで塗りつぶし・・・」は無視されます。100以上も同様です。

つまり、順番を失敗したわけですね。

100以上かどうか→80以上か→50以上か→30未満か、の順番で評価が行われるようにしたいので順番を変更します。

 

■ ルールの順番の変更のやり方

ルールの順番の変更は「ルールの管理」から上へボタン、下へボタンを押すことにより変更できます。

①条件付き書式が設定されているセルを選択した状態で、リボン「ホーム」から「条件付き書式」→「ルールの管理」をクリック。

②移動したいルールをクリックして選択→青くなります

③上え移動したい場合は ^ ボタンをクリックして移動したい場所までもっていく

ちゃんと思った通りに塗りつぶしされるようになったか確認しましょう!

 

2.AND関数(OR関数)を利用して空白セルに書式を適用しないようにする

上の表でいまいちなのが、商品7が空欄で青くなっています。0とみなされて「30未満」の書式が適用されているからです。

空白は塗りつぶししたくないので、ここを修正していきたいと思います。数式を使って空白の場合は塗りつぶししないようにします。

①条件付き書式が設定されているセルを選択した状態で、リボン「ホーム」から「条件付き書式」→「ルールの管理」をクリック

②30未満の条件を選択して「ルールの編集」をクリック

③数式を変更します。

=$B2<30 を次のように変更します。

=AND($B2<30,$B2<>"")

指定のセルが「30未満」かつ「空白ではない」の両方の条件を満たすときに書式が適用されるようになります。

④「OK」ボタンをクリックして、ルールの管理に戻ります。「OK」ボタンをクリックして、空白セルが塗りつぶしになっていないことを確認しましょう。

なお、関数も同じように数式の中で利用できます。

ORは条件1または条件2・・・と、いずれかの条件を満たした場合、書式が適用になります。

 

3.空白を満たす場合は停止、の利用

前述の「空白の場合は塗りつぶしなしにする」をAND式を使わずにやる方法も説明します。

①条件付き書式が設定されているセルを選択した状態で、リボン「ホーム」から「条件付き書式」→「ルールの管理」をクリック

②「新規ルール」をクリック

③「指定の値を含むセルだけを書式設定」をクリック

④「セルの値」の部分に「空白」を指定します。

⑤書式は何も指定せず「OK」をクリックします。

⑥一番上に「セルが空白の場合:書式を設定しない」というルールが追加されています。ここで「適用」ボタンを押してみて、ちゃんと空白セルの塗りつぶしがなくなるか試してみます。

ところが!空白セルは薄い青のままです!

⑦そこで「セルが空白の場合」のルールの「条件を満たす場合は停止」にチェックを付けます。もう一度「適用」ボタンをクリックします。

すると、空白セルが塗りつぶしなしになりました。

■「条件を満たす場合は停止」の使いどころ

最初の条件でヒットしても、複数の設定されたルールは最後まで「どうかな?」「どうかな?」とみてくれちゃうみたいですね。

上の条件がヒットしたら、そこより下の条件は見ないでほしい場合は「条件を満たす場合は停止」にチェックを付けます。

■「条件を満たす場合は停止」にチェックを付けない場合は、最後までルール判定が行われる

では、なんで100以上のセルは80以上も満たしているのに100以上の黄色だけが適用されたのか?ということですが、指定した書式が同じ「セルの塗りつぶしだったから、でしょう。

試しに100以上は黄色に塗りつぶし、80以上はフォントを赤・太字にしてみます。

すると、100以上のセルが「塗りつぶし:黄色」で「フォント:赤・太字」になっていることが確認できます。

 

今回は、以上になります。条件付き書式うんちく諸々でした。

 

【Excel/初心者】エクセル塾:条件付き書式①基本

エクセルとの付き合いは〇十年のパート事務員が僭越ながら開催しています、エクセル塾です。

前回はフィルター④行の削除、でした。

mwkexcel.hatenablog.com

 

今回からは条件付き書式をやります。

実は条件付き書式はよくわからず「たぶんこうだろ」みたいな感じで使っていたので、今回自分でも勉強しました。なので、ネチネチ長くなる予感がします。

 

では、気を取り直して「条件付き書式」スタート!

 

1.条件付き書式

Excelには「条件付き書式」という機能があります。

「書式」とは、文字フォントの色をつけたり、セルの色を変えたりする設定です。

「条件付き書式」は特定の「条件」に合致したら、決めておいたセルの書式を適用する、という機能になります。

例えばセルの値が100を超えたセルを黄色くする、セルの値が「済」であればグレーにする、等です。

 

例えば下の表で販売個数が100を超えた場合はセルの色を黄色にしたかったとします。

一つ一つ見て、セルの色をセコセコ黄色くしてく、フィルターで100より大を絞り込み表示してセルの色を黄色くする、等もできますが、「100を超えたらセルの色を黄色くする」という「条件」付きの「書式」を設定しておくのが一番間違いがなく、手間がかかりません。

やってみましょう。

①書式を設定したいセル範囲を選択します。

②リボン「ホーム」から「条件付き書式」をクリック

③「セルの強調表示ルール」→「指定の値より大きい」をクリック

④値の欄に「100」と入力。

書式は「ユーザー設定の書式」を選択して、セルの書式設定画面に進みます。

セルの書式設定画面で「塗りつぶし」タグを選択し、黄色を指定し「OK」ボタンをクリックします。

2.条件付き書式のクリア

次に別の方法で条件付き書式を設定したいのですが、その前に、今設定した「条件付き書式」を取り消ししたいと思います。

条件付き書式をクリアしたいセル範囲を選択した状態で、リボン「ホーム」の「条件付き書式」をクリック。

「条件付き書式」→「ルールのクリア」→「選択したセルからルールをクリア」をクリックします。

シート全体の条件付き書式のルールをクリアしたいときは「シート全体からルールをクリア」をクリックします。

 

3.新しいルールから条件付き書式を設定

今度は販売個数が50以下の対象をオレンジにしたいと思います。

今度は行ごと、つまり商品の列もいっしょにオレンジにします。

①今回はA・B列ともに色を付けたいので、セルA2~B9まで範囲選択します。

その状態でリボン「ホーム」→「条件付き書式」→「新しいルール」をクリック。

②「数式を使用して、書式設定するセルを決定」をクリック。

③「次の数式を満たす場合に値を書式設定」のボックスに

=$B2<=50

と入力します。

右下の「書式」ボタンをクリックしてセルの塗りつぶしをオレンジを指定します。

※B列の前の$記号を忘れずに!

 A列、B列ともに「B列の値がどうか」で書式をどうするかを決定するためです。

 行番号は$で固定しません。

 最初のイコールも忘れずに!

④「OK」ボタンをクリックします。

「次の数式を満たす場合に・・・」とあるように、設定した数式がTRUE(真)の場合に指定した書式が適用されることになります。

上記の例では2行目はB3の値が50以下、を満たさないので書式が適用されません。3行目はB4の値が50以下、をクリアしているのでオレンジの書式が設定されます。

 

4.条件や書式を変更したいとき

条件と適用される書式を変更してみたいと思います。

今は「50以下がオレンジ」ですが、「80以上は青」に変更したいと思います。

①条件付き書式が設定されているセル範囲内のどこかのセルを選択した状態で、リボン「ホーム」の「条件付き書式」→「ルールの管理」をクリック

②変更したいルールをクリックして選択(選択されたルールは青くなります)

画面上部の「ルールの編集」をクリック

③数式を修正します。

<=50 と入力されていた個所を、 >=80 に変更します。

「書式」ボタンから塗りつぶしの色を青に変更します。

「OK」ボタンをクリックします。

④ルールが変更されました。「OK」ボタンをクリックします。

ちなみに「適用」をクリックすると、条件が適用されセルの色が変わりますが、この画面は閉じません。(ちゃんと変更できたかな?と確認する際に便利です)

「OK」ボタンクリックだと、条件が適用され、この画面は閉じます。

5.複数の条件を設定したいとき

4で設定した「80以上は青」に追加して「50未満は黄色」を設定してみます。

 

①条件付き書式を設定済のセル範囲を設定した状態で、リボン「ホーム」の「条件付き書式」→「ルールの管理」をクリック

②すでに設定済の「80以上は青に塗りつぶし」のルールが表示されています。

画面上部の「新規ルール」をクリックします。

③「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択し、条件式を入力します。

B列の値が50未満の場合という条件にしたいので、

=$B2<50 入力します。

「書式」ボタンをクリックして「塗りつぶし=黄色」を設定。「OK」ボタンをクリックします。

④新しいルールが設定されました。「OK」ボタンをクリックします。

 

今回はここまでです。お読みいただきありがとうございました。条件付き書式シリーズ、まだ続きます!

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